「フードウェアならヨネヤマ」と業界での信頼もシェアも高く、企画・開発力、デザイン、デリバリーすべてに定評がある実力派企業・株式会社ヨネヤマ様。「ひかり電話」の導入の狙いと経緯、その効果を、ヨネヤマ の齋藤様に伺いました。

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ひかり電話ビジネスタイプ
ひかり電話オフィスタイプ

　 フードビジネスに「待った」はない。店頭での販売、中身の保存や小分け、運搬に、食を包むフードウエアは、お客さまが必要とするとき、必ずそこになくてはならない製品である。「今日ご注文いただいた製品は、翌日にお届けする」ことが、ヨネヤマ様のビジネスの基本であり、ポリシー。関東圏だけで９支店と、多くの拠点を展開しているのも、お客さまに近いところに位置し、お客さまへのレスポンスのスピードをさらに上げるためである。

　「約1000社の取引先のうち、大手のお客さまとはオンラインで結んでいますからIP-VPN回線で安定したやりとりができています。でも、残りの95％のお客さまとは電話やファックスでのやりとりなんです。昼夜を問わず、１日数百件の電話・ファックスでの注文がありますね」（齋藤氏）

　関西支店とグループ会社を含めると社内の電話機・ファックスは約130台。電話機の老朽化も進んでいたし、支店の開設に合わせて導入していたため、使い勝手も機能もバラツキが多かった。齋藤氏の前任者の時代から入れ替えを検討してはいたが、いまひとつ踏み切れなかった。

　「使えないことはないわけですし、新システムなどの営業ツールと違って導入メリットが見えずらいんです。入れ替えるなら、社内の電話を統一し、シンプルで使い勝手のいいものにしたい。コスト面でもメリットがでるようにしたいと考えていました。そこでNTT東日本の担当者の方に相談したら、IP電話を紹介された。安定した回線の確保が必須条件ですから、昨年3月、Bフレッツの本格導入というタイミングで本格的な検討に入りました」

　ひかり電話の導入にあたっては、「お客さまにご迷惑をかけない」ことが絶対条件だった。電話番号を変えると戸惑うお客さまも出てくるし、1000社を超える取引先に電話番号の変更を徹底するのは難しいため、「電話番号は変えない」ことも条件の一つ。また、ファックスによる受注が大半を占めるため、既存の設備を活かしてアナログ回線を残すことにした。さらに、IP回線もアナログ回線も構内交換用の主装置で制御されるため、万が一不具合が出た場合に備えて、スイッチ一つで主装置を経由せずにファックスを受信できる仕組みも整備することにした。

　「こうした万全の対策を取った上で、さらにメリットが得られるかを検討しました。当社は新商品の商品コードは、本社の管理部門が一括してコードをつけるシステムをとっています。商品コードの申請のために社内でファックスを使うケースも多いし、電話でのやりとりも多い。社内間の連絡やファックスの通信料が無料になり、外線の電話代も削減できれば新たな設備投資をしても十分にコストメリットが得られると判断しました」

　IP電話を提供している事業者は多いが、ヨネヤマ様は迷わずNTT東日本を選んだ。

　「既存の電話設備、回線数、付与電話番号などの把握状況や理解度は、NTTを超えるところはまずないだろうとの判断でした。結果は大正解でしたね。担当者の方とは以前からおつきあいがあり、当社の各支店の机の配置や電話のレイアウトまで記憶してくれていた。打ち合わせも非常にスムーズでした」

　もう一つの条件は、「社員が使いやすいこと」だった。電話機はだれもが、なんの抵抗もなく即座に使えてあたり前。「導入に痛みが伴う」ものであってはならないからである。そのためにも、14の拠点・130台の電話機がどんなふうに使われているのか、現状を知る必要があった。

　「各拠点の電話レイアウトを把握し、社員の不便や希望を調査しました。一口に電話といっても、拠点によっていろんな使われ方がされているし、さまざまなニーズがあるとわかったことも収穫でしたね。それをもとに、新規のレイアウトを作成するところから始めたんです。よりコストメリットがでるようにと、NTTの担当者の方が『拠点の規模によってひかり電話サービスのタイプを替える』という提案をしてくださった。顧客の立場に立って考える姿勢には好感がもてたし、評価できました」

　スムーズな移行を実現するために、齋藤氏とNTT東日本の担当者は、それぞれの立場で入念な準備をした。齋藤氏が次に手掛けたのは、短縮ボタンの割り振りと社員への説明の準備である。

　「短縮ボタンも共通にすれば、他の拠点に行ったときもスムーズに使えます。36個の短縮ボタンのどこにどんな役割を割り振るか、全支店で使いやすいように検討しました」

　登録済の短縮ボタンの移行をスムーズにするために、事前にエクセルで表をつくっておく。社内向けの説明書は、「外線をかけるとき・外線がかかってきたとき・社内へかけるとき」と、具体的な場面を想定し、それぞれの操作方法が簡単に理解できるようにする。こうした齋藤氏の工夫も、スムーズな移行を実現し、移行に伴う社員への負担を減らしたのである。

　「どの拠点でも、工事は土日にしてもらいました。電話が止まるのは約２時間程度でしたが、事前にお客さまにご案内をし、緊急な用件は担当営業社員の携帯電話へ連絡してもらうよう準備しました。トラブルがあったのは、本社の電圧が足りず急遽、電力会社に依頼した一件だけ。移行は予想以上にスムーズでしたね。使いやすくなったと、社員にも好評です」

　回線の高速化で、通信にゆとりもでてきた。齋藤氏は、そこを活用した、新たなステップを考え始めている。

システム構成図 （図をクリックすると拡大表示されます）

　「まずは、グループウエアの導入ですね。テレビ会議や支店の入り口のセキュリティもできるそうですから、順次、検討していくつもりです。ひかり電話の導入は、仕事環境をより快適、便利にしていくキッカケにもなったと思います」

取材を終えて

「お客さま第一主義」の精神をバックボーンに、迅速かつ丁寧な気くばりで商品をお届けするヨネヤマ様の通信環境整備に今後もぜひ協力させていただきたいと考えております。 お忙しい中お時間をいただきました齋藤様に心より感謝申し上げます。どうもありがとうございました。

株式会社NTT東日本-神奈川　川崎営業支店　斎藤　裕